Thiết lập quy trình
Quy trình (workflow) cho phép bạn tự định nghĩa các giai đoạn xử lý cho từng loại đối tượng, thay vì chỉ dùng bộ trạng thái mặc định của hệ thống. Quy trình được áp dụng cho 4 chức năng:
- Công việc
- Lịch hẹn
- Cơ hội
- Chăm sóc khách hàng
Riêng Công việc và Lịch hẹn có thể không áp dụng quy trình — khi đó hệ thống dùng bộ trạng thái mặc định thay vì quy trình tự thiết lập.
Trạng thái mặc định (khi không áp dụng quy trình)
Khi một đối tượng chưa gắn quy trình, trạng thái của nó chỉ gồm 3 mức cố định, theo 2 bộ tuỳ loại:
Nếu gắn quy trình, đối tượng sẽ được quản lý chi tiết hơn theo đúng các trạng thái đã khai báo trong quy trình đó — thay vì chỉ 3 mức cố định ở trên. Các quy trình được thiết lập chi tiết cũng là nền tảng để áp dụng automation trong tương lai.
Danh sách quy trình
Vào Cấu hình → Tổ chức dữ liệu → Quy trình để xem toàn bộ quy trình đã tạo, kèm phân loại, mô tả, trạng thái hoạt động, ngày tạo/sửa đổi. Có thể tìm kiếm và lọc theo Trạng thái, Phân loại, Ngày tạo.
Bấm Thêm mới để tạo quy trình mới.
Tạo quy trình mới
1. Chọn loại quy trình
Chọn loại quy trình muốn thiết lập — mỗi loại tương ứng với một nhóm nhỏ hơn trong 4 chức năng ở trên:
- Cơ hội bán hàng — theo dõi và quản lý các cơ hội từ lúc phát sinh đến khi chốt bán hàng.
- Khách hàng tiềm năng — quản lý quá trình tiếp nhận, đánh giá và chuyển đổi khách hàng tiềm năng.
- Khách hàng chính thức — thiết lập quy trình theo dõi, chăm sóc và duy trì quan hệ với khách hàng.
- Công việc — thiết lập các bước và trạng thái để quản lý tiến độ công việc.
- Lịch hẹn — quản lý quy trình xử lý và theo dõi các cuộc hẹn với khách hàng.
- Phiếu ghi — thiết lập quy trình tiếp nhận, xử lý và hoàn tất các phiếu ghi.
2. Chọn cách thiết lập
Sau khi chọn loại, chọn cách thiết lập:
- Dùng mẫu có sẵn — ví dụ mẫu Bán hàng B2B dựng sẵn đầy đủ các giai đoạn Đang mở (Tìm kiếm khách hàng, Cuộc gọi khám phá, Phân tích nhu cầu, Demo sản phẩm, Đã gửi đề xuất, Đang đàm phán, Chờ ký kết), Thành công (Đã ký hợp đồng, Đã nhận thanh toán) và Thất bại (Thua đối thủ, Không có ngân sách, Không ra quyết định) — dùng làm điểm khởi đầu rồi chỉnh sửa lại theo nhu cầu.
- Bắt đầu từ đầu — không có trạng thái nào, tự thiết kế toàn bộ các trạng thái theo ý muốn.
Bấm Bắt đầu thiết lập để tiếp tục.
Cấu hình luồng hoạt động
Vào một quy trình đã tạo để chỉnh sửa chi tiết. Trang Cập nhật quy trình gồm:
- Thông tin chung — tên, phân loại, trạng thái hoạt động, mô tả, và các cấu hình riêng theo loại (ví dụ Hạn chốt cho quy trình Cơ hội bán hàng).
- Luồng hoạt động — chia thành 3 nhóm giai đoạn:
- Đang mở — các giai đoạn trong quá trình xử lý, mỗi giai đoạn có thể có giai đoạn con và một tỷ lệ hoàn thành (%) tham khảo.
- Thành công — các giai đoạn đánh dấu đối tượng đã hoàn tất thành công (100%).
- Thất bại — các giai đoạn đánh dấu đối tượng đã thất bại (0%).
Mỗi giai đoạn có sẵn 2 nút chuyển nhanh Thành công/Thất bại để đưa thẳng một bản ghi đang ở giai đoạn đó sang kết quả tương ứng, nút + để thêm giai đoạn con, và biểu tượng thùng rác để xoá giai đoạn. Bấm + Thêm trạng thái ở cuối mỗi nhóm để thêm một giai đoạn cấp cao mới.
Bấm Cập nhật để lưu thay đổi, Trở về để thoát không lưu, hoặc Xoá quy trình để xoá toàn bộ quy trình này.
Xem cách các giai đoạn này được sử dụng trên từng bản ghi tại Sử dụng quy trình.