Sử dụng quy trình

Sau khi đã thiết lập quy trình, quy trình được áp dụng khi tạo/quản lý Công việc, Lịch hẹn, Cơ hội và Chăm sóc khách hàng. Cách hiển thị có khác nhau đôi chút giữa các đối tượng.

Công việc

Khi tạo mới một công việc, chọn quy trình muốn áp dụng ở dropdown đầu form (mặc định là Không áp dụng). Nếu để Không áp dụng, công việc chỉ dùng 3 trạng thái cơ bản: Đang mở, Hoàn thành và Hủy.

Nếu công việc đã gắn một quy trình cụ thể (ví dụ Công việc nội bộ), tên quy trình hiển thị ngay trên trạng thái ở trang chi tiết công việc.

Bấm vào trạng thái để xem toàn bộ các giai đoạn chi tiết trong quy trình đó, nhóm theo Đang mở (ví dụ Chưa bắt đầu, Đang thực hiện, Bị chặn, Chờ review, Cần chỉnh sửa) và Hoàn thành (ví dụ Đã được duyệt, Đã triển khai) — thay vì chỉ 3 trạng thái cơ bản.

Lịch hẹn

Khi tạo mới lịch hẹn, cũng chọn quy trình muốn áp dụng ở dropdown đầu form (ví dụ Hẹn gặp mặt) — cùng với thông tin khách hàng tham dự, nhân viên tham dự, địa điểm, thời gian.

Tương tự Công việc, Lịch hẹn có thể không áp dụng quy trình cụ thể — khi đó dùng dạng xem Kanban với 3 cột cơ bản: Đang mở, Hoàn thành, Hủy. Có thể lọc theo Quy trình: Không áp dụng ở đầu trang.

Khi lọc theo một quy trình cụ thể (ví dụ Hẹn gặp mặt), Kanban hiển thị đúng các giai đoạn đã khai báo trong quy trình đó — ví dụ Đề xuất hẹn, Đã xác nhận, Đang diễn ra, Cuộc họp kết thúc, Theo dõi đầu việc.

Cơ hội

Cơ hội hoạt động theo cùng nguyên tắc — không áp dụng quy trình thì dùng 3 trạng thái cơ bản (Đang mở / Thành công / Thất bại); có áp dụng quy trình thì quản lý theo các giai đoạn chi tiết đã thiết lập (ví dụ mẫu Bán hàng B2B đã mô tả tại trang Thiết lập quy trình).

Khi tạo mới cơ hội, ngoài chọn quy trình (ví dụ Upsell / Cross-sell) và giai đoạn hiện tại, có thể chọn Sản phẩm từ danh mục sản phẩm đã tổ chức sẵn — hệ thống sẽ tự động điền Giá trị của cơ hội theo sản phẩm đã chọn (vẫn có thể chỉnh lại thủ công nếu cần).

Chăm sóc khách hàng

Chăm sóc khách hàng không có trang quản lý/danh sách riêng như Công việc, Lịch hẹn, Cơ hội. Quy trình chăm sóc khách hàng được thể hiện ở 2 nơi:

• Trang chi tiết khách hàng — mục Quy trình chăm sóc ở panel bên phải hiển thị giai đoạn hiện tại của khách hàng đó (ví dụ “Đã liên hệ”), kèm lịch sử các lần chuyển giai đoạn.

  

• Danh sách Khách hàng — lọc theo một quy trình cụ thể (ví dụ Lead mới tiếp nhận) để xem dạng Kanban, nhóm khách hàng theo đúng giai đoạn hiện tại trong quy trình đó (ví dụ Mới vào, Đã liên hệ, Đang tư vấn, Chờ phản hồi, Đánh giá tiềm năng).

  

Nhờ vậy, quy trình chăm sóc khách hàng giúp quản lý khách hàng theo trạng thái chi tiết hơn ngay trên chính đối tượng khách hàng, thay vì cần một trang quản lý riêng biệt.